Beklager at Balsfjord ikke har kommunens postjournal tilgjengelig
STORSTEINNES: Mandag 16. november tok Balsfjord kommune i bruk nytt sak- og arkivsystem. Det nye systemet for innsyn i postlister og politiske saksdokumenter er etter syv uker fortsatt ikke tilgjengelig for kommunes innbyggere.
Kommunens inngående og utgående post skal registreres daglig i henhold til regler i forskrift om offentlige arkiver. Postjournalen skal være klar for innsyn dagen etter journalføring og denne skal være offentlig i alle saker som ikke er taushetsbelagte.
14 dager uten saker?
Går du inn på postjournalen til Balsfjord kommune er siste sak lagt ut på postlista for 14 dager siden, og skal du inn på postlista fra en «offentlig» sak før jul får du ikke åpnet denne og dermed heller ikke innsyn i saken. Dette er stikk i strid med hovedregelen om offentlighet, der det heter at alle saksdokumenter kommunen sender og mottar er offentlige.
Ikke bevisst handling
Mange innbyggere i Balsfjord har reagert på at kommunens postjournal ikke er tilgjengelig. Til Nye Troms er det blitt gjort en rekke henvendelser fra innbyggere som stiller spørsmål om kommuneadministrasjonen gjør dette bevisst for å unngå innsyn i saker.
– Aller først vil jeg poengtere at dette ikke er noe bevist handling fra vår side. Det er bare å beklage at det nye systemet ikke fungerer. Dette er noe vi jobber med hele tiden, og senest for én time siden hadde vi møte internt om problemet her på rådhuset, sier rådmann Øyvind Korsberg.
Utfordringer
Han forteller at det visstnok skal være konverteringsfeil som er årsaken til at det ikke lar seg få innsyn i saker og åpne tilgjengelige PDF-dokumenter. Heller ikke møteplan for kommunale møter er tilgjengelig.
– Vi er i løpende kontakt med leverandør, men det er umulig å si når dette går i orden. Det er som sagt utfordringer med det nye systemet. Når det er sagt kan de som ber om innsyn i saker som er åpen for offentligheten sende e-post til kommunen, så vil de få tilsendt dokumenter, opplyser rådmannen.
Underlig
Ekspert på offentlighetsloven, Gunnar Bodahl Johansen, er forundret over at Balsfjord kommune etter syv uker ennå ikke fått orden på sitt saks- og arkivsystem.
– Jeg er ingen dataekspert, men at man i 2021 ikke klarer å få rettet opp i dataproblemer, er underlig, sier Bodahl Johansen.
Han påpeker at uavhengig av problemer med tekniske løsninger skal kommunen ha ajourført journal.
– Saker inn og ut skal fortløpende ajourføres og skal være tilgjengelig dagen etter. Dette er noe man normalt må kunne kreve. Uansett dataproblemer bør den som ønsker det kunne henvende seg til kommunen å få anledning til å be om saker som er blitt behandlet og journalført, sier han.
Ekstra service
Et alternativ som kommunen kan ha når innbyggere ikke får tilgang til elektronisk postjournal, mener han kan være å daglig sende e-post til lokalavisa for å informere hvilke saker som går inn og ut fra kommunens postjournal.
– Det kan være en grei service fra kommunens side så lenge dataproblemet vedvarer, men dette er ikke noe krav. Men – uansett må du som journalist daglig kunne fått tilsendt postjournal hvis du ber om det, uavhengig om den elektroniske journalen ikke er tilgjengelig, avslutter Gunnar Bodahl Johansen.
